Neun von zehn Vorträgen oder geschäftlichen Präsentationen beginnen mit den Worten "Ich möchte Ihnen heute zeigen, präsentieren, vorstellen ...".
Der Drang, sofort mit dem eigenen Inhalt zu beginnen, ist verständlich aber wie wäre es, wenn Sie einmal mit dem Beziehungsaufbau beginnen?

• Demonstrieren Sie, dass Sie genau wissen, wer da vor Ihnen sitzt, z.B. "Sie sind verantwortungsbewusste Mütter und Väter / Aufsichtsräte, die Vorschläge kritisch zu prüfen haben / niedergelassene Ärzte, die unter Zeitdruck richtige Diagnosen treffen müssen".
• Wagen Sie eine Vermutung darüber, was in diesen Zuhörern vorgeht, z.B. "Sie fragen sich wahrscheinlich …, Sie wollen genau wissen, ob und warum …, Sie wollen vermutlich verhindern, dass …“.

Wenn Sie es richtig machen, holen Sie sich gleich zu Beginn Zustimmung (ein Nicken) und das folgende "… deshalb hören Sie heute von mir …“ trifft auf offene Ohren.

"Erfolgreich präsentieren am runden Tisch" (Seminartitel), das wollen alle Verkäufer von Ideen, Produkten, Dienstleistungen... Bei HPS erlernen die Teilnehmer einfache und wirkungsvolle Schritte zum Beziehungsaufbau, damit Argumente auf offene Ohren treffen.

Viele Präsentatoren beginnen ihre Vorbereitung mit der Einleitung und reihen dann Informationen und Argumente aneinander. Danach wird noch die Reihenfolge überprüft, etwas kommt dazu, etwas fällt weg. Dann wird –  hoffentlich! – die  Inhaltsübersicht gebastelt und die Zusammenfassung überlegt. Drehen Sie das zur Abwechslung einmal um!

• Was wünschen Sie sich als Ergebnis Ihrer Präsentation? Wer soll was genehmigen, kaufen, unterstützen? Wie sollen Ihre Zuhörer nach Ihrem Vortrag etwas sehen oder beurteilen?
• Beginnen Sie mit dem Resümee! Stellen Sie sich vor, dass Sie nach ihrem letzten Inhaltspunkt ankündigen: "Ich fasse zusammen ..." was werden Sie als wichtigste Inhalte wiederholen?
• Wie könnte Ihr Abschlusssatz lauten? Eine gute Präsentation endet nicht mit einem "Danke für Ihre Aufmerksamkeit!" sondern mit einem Appell, einer Empfehlung, einer Anregung. Was wäre das?

Bauen Sie Ihre Präsentation von diesem Schluss her auf! Was müssen Sie an Zahlen, Daten, Fakten usw. gebracht haben, damit Sie auf diese Weise schließen können?

Im HPS-Klassiker "Sicher präsentieren – wirksamer vortragen" beginnen die Teilnehmer ihre erste Präsentation im Seminar mit dem "GOAL-Finder": wer sind die wichtigsten Zielpersonen und was will ich mit meiner Präsentation bei diesen erreichen?

Egal wie lange wir reden, wie viele Slides wir zeigen und wie sehr wir uns auch anstrengen:

• mehr als 5 Informationen kommen nicht hinüber!
• Griffige (= mit Haltegriffen zum Be-Halten) Kernbotschaften haben bessere Chancen als eine Detail-Kalorienbombe: "Wenn wir Kosten senken wollen, brauchen wir klare Zuständigkeiten!"
• Kürzer als geplant bringt immer Sympathie. Ein alter Priester zum Jungen auf dessen Frage vor seiner erster Predigt, wie lange diese sein soll: "Ich glaube nicht, dass wir nach 15 Minuten noch Seelen retten!"

Ein klassisches Fastenrezept für das ganze Jahr ist das HPS-5-Minuten-Prinzip, sowohl für Überzeugungs-  als auch für Informationspräsentationen; eine bewährte Säule von "Sicher präsentieren, besser vortragen".

Überlassen Sie den Erfolg Ihrer Weihnachtsansprache nicht dem Zufall.
Sieben Baupläne führen Sie erfolgreich durch Ihre Feiertagspräsentationen.

Zu den Bauplänen

Wenn wir wissen, wo wir uns befinden, fühlen wir uns sicherer, als Herren der Lage, jedenfalls nicht unterlegen und diese positive Empfindung überträgt sich auf den Präsentator.

• Fahrplan – zu Beginn und zwischendurch. Eine Agenda oder Inhaltsübersicht ist nicht nur am Anfang wichtig, auch zwischendurch hilft sie bei der Orientierung.
• Mit „Signposting“ zeigen, wo wir sind und wie es weitergeht. "Das Wichtigste war für sie... und als nächstes untersuchen wir ..."
• Überleitung statt Überfall: die nächste Folie ankündigen "sehen wir uns die Entwicklung im letzten Jahr an ...". Das stimmt ein, bereitet vor, macht es leichter als die unvermutete Konfrontation mit dem nächsten Schaubild.

Dieser "Service für das Publikum" gehört zur Zuhörerorientierung, die ein fester Bestandteil sämtlicher HPS-Trainings ist.

Alle Entscheider wissen, dass es keine 100%igen Vorschläge gibt, dass jede Idee Schwachstellen hat. Ein Hochglanzprospekt kann Schattenseiten vertuschen, in der Präsentation dagegen werden diese erbarmungslos aufgedeckt! Daher:

• Schwachstellen/Nachteile direkt ansprechen und nüchtern quantifizieren (Wahrscheinlichkeit und Wirkung)
• „Downsides" zur Demonstration der eigenen Planung Kompetenz verwenden: mit plausiblen was-ist-wenn-Szenarien und Alternativen.

In allen HPS-Seminaren mit Interaktionsmodulen bereiten sich die Teilnehmer darauf vor, dass eine Schwachstelle angesprochen wird.

Das kann immer wieder passieren: Ihr wichtigster Zuhörer (und Entscheider) kann nicht teilnehmen, entschuldigt sich blumig und fragt „Sagen Sie mir doch kurz, worum es geht!“

Sowas spielt sich manchmal im Lift ab, dann haben Sie gerade so viel Zeit wie der Lift braucht, daher auch „Elevator Pitch“.  Sagen Sie nicht „Unmöglich!“

• Die Transparenz der 10%. Erzählen Sie sich Ihre Geschichte selbst – oder besser einem Partner, der das Thema nicht kennt. Setzen Sie sich ein Zeitlimit – 2 Minuten ist ein guter Startpunkt – und versuchen Sie’s. Wenn Sie es in 10% der ursprünglichen Länge geschafft haben, sind Sie beim Skelett Ihrer Idee, beim Kern des Vortrags. Ausbauen, erweitern ist dann einfach.
• Was heißt „vollständig“? Wir denken meist, dass etwas (eine Präsentation) dann vollständig ist, wenn nichts fehlt, man nichts mehr hinzufügen kann. Eine chinesische Weisheit sagt, etwas ist dann vollständig ist, wenn man nichts wegnehmen kann …

In der „Rhetorischen Kraftkammer“ üben die Teilnehmer, Ihre Gedanken in komprimierter Form  vorzutragen: mit dem Blitz-Vorschlag, der Blitz-Info, dem HPSpresso.

Es geht nicht darum, was SIE erzählen wollen, sondern darum, was DIE ZUHÖRER mitnehmen sollen!

• Zuerst die Essenz! Bevor Sie auch nur daran denken, einzelne Slides auszusuchen, zu basteln oder in Auftrag zu geben: was genau wollen Sie sagen, nachdem Sie nach 19 Ihrer 20 Minuten ankündigen „Ich fasse zusammen“?  Was jetzt folgen muss, ist die Essenz Ihres Vortrags, das, was ALLE mitnehmen müssen. Diese 3 oder 4 Sätze schreiben Sie auf – und überlegen bei jeder Information, die Sie dann für die Präsentation auswählen, ob sie die Essenz rechtfertigt.
• Das „Hypnose-Modell“: Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Zuhörer wird am Tag nach Ihrer Präsentation gefragt, was Sie denn berichtet hätten. Angenommen, Sie könnten diesen Zuhörer hypnotisieren: welche Sätze sollte er dann sagen? Genau das ist Ihre Essenz, Ihre Zusammenfassung - und die Richtschnur dafür, was in Ihre Präsentation gehört (und was nicht).

Mit dem QUICK-Strukt® lernen die Teilnehmer des HPS-Klassikers „Sicher präsentieren – wirksamer vortragen“, ein Ziel festzulegen, BEVOR sie über Informationen und Argumente nachdenken.

An sich keine Frage, aber wie geht das bei einer Präsentation? Überlegen Sie, mit welchem „Bauplan“ Ihre Informationen und Argumente ein logisch-überzeugendes Gebäude ergeben: 

• Geht es um ein Problem, für das Sie eine Lösung haben? Dann passt auch der Bauplan „Situation (=Problem) – Dringlichkeit – Vorschlag – positive Ergebnisse – nächste Schritte“.
• Wollen Sie ein Thema von mehreren Seiten darstellen? Mit dem Bauplan „Kern und Satelliten“ ordnen Sie Ihre Informations-„Satelliten“ sauber um die Kernfrage, zu der Sie immer wieder zurückkehren.
• Gibt es eine (einmalige) Gelegenheit, die JETZT genützt werden muss? Mit „Chancen nutzen!“ wird zuerst die Chance sauber gestellt, die Idee erklärt und dann gezeigt, wieso das sicher funktionieren wird.

Im Buch „Sicher präsentieren – wirksamer vortragen“ finden Sie diese und 5 weitere Baupläne und Beispiele dafür – es gehört zur Ausrüstung des gleichnamigen HPS-Seminarklassikers.

Technik (PowerPoint…) zu nützen ist o.k., sich ihr voll auszuliefern nicht. Hoppalas passieren nicht nur im TV, auch in der Präsentation müssen Sie damit rechnen!

• Durchdenken: was machen Sie, wenn das Notebook/der Projektor/ALLES ausfällt (Stromstörung)? Worauf können Sie im Notfall ausweichen: Flip-Chart/Whiteboard, auf Handouts? Oder einmal einfach nur reden? Es gab früher einmal tatsächlich Kommunikation ohne visuelle Hilfsmittel …
• Krisenmanagement, wenn ein kurzer Reparaturversuch nicht fruchtet (maximal 2 Minuten): Ein anderes Modul oder die nächste Pause vorziehen? Auf Ersatzmedien ausweichen (siehe oben), während jemand (wer?) versucht, die Technik wieder in Gang zu bringen?
• Echtes Back-up: Bei entscheidenden (Groß-) Veranstaltungen und wenn Sie tatsächlich auf Ihre Slides angewiesen sind, brauchen Sie einen Reserveprojektor und einen Helfer, der auf einem zweiten Notebook die Präsentation parallel mitklickt.

Mit Notfallprogrammen ist es wie mit dem Regenschirm: Wenn man ihn mit hat, regnet es wahrscheinlich gar nicht ...

In allen HPS-Seminaren freuen sich die Trainer, wenn etwas Unvorhergesehenes, eine Panne passiert: Das ist dann "real life" und bietet die Gelegenheit für aktuelle, praxisorientierte Tipps. Besser, es geschieht im Seminar, als in der echten Situation!