Überlassen Sie den Erfolg Ihrer Weihnachtsansprache nicht dem Zufall.
Sieben Baupläne führen Sie erfolgreich durch Ihre Feiertagspräsentationen.

Zu den Bauplänen

Wenn wir wissen, wo wir uns befinden, fühlen wir uns sicherer, als Herren der Lage, jedenfalls nicht unterlegen und diese positive Empfindung überträgt sich auf den Präsentator.

• Fahrplan – zu Beginn und zwischendurch. Eine Agenda oder Inhaltsübersicht ist nicht nur am Anfang wichtig, auch zwischendurch hilft sie bei der Orientierung.
• Mit „Signposting“ zeigen, wo wir sind und wie es weitergeht. "Das Wichtigste war für sie... und als nächstes untersuchen wir ..."
• Überleitung statt Überfall: die nächste Folie ankündigen "sehen wir uns die Entwicklung im letzten Jahr an ...". Das stimmt ein, bereitet vor, macht es leichter als die unvermutete Konfrontation mit dem nächsten Schaubild.

Dieser "Service für das Publikum" gehört zur Zuhörerorientierung, die ein fester Bestandteil sämtlicher HPS-Trainings ist.

Alle Entscheider wissen, dass es keine 100%igen Vorschläge gibt, dass jede Idee Schwachstellen hat. Ein Hochglanzprospekt kann Schattenseiten vertuschen, in der Präsentation dagegen werden diese erbarmungslos aufgedeckt! Daher:

• Schwachstellen/Nachteile direkt ansprechen und nüchtern quantifizieren (Wahrscheinlichkeit und Wirkung)
• „Downsides" zur Demonstration der eigenen Planung Kompetenz verwenden: mit plausiblen was-ist-wenn-Szenarien und Alternativen.

In allen HPS-Seminaren mit Interaktionsmodulen bereiten sich die Teilnehmer darauf vor, dass eine Schwachstelle angesprochen wird.

Das kann immer wieder passieren: Ihr wichtigster Zuhörer (und Entscheider) kann nicht teilnehmen, entschuldigt sich blumig und fragt „Sagen Sie mir doch kurz, worum es geht!“

Sowas spielt sich manchmal im Lift ab, dann haben Sie gerade so viel Zeit wie der Lift braucht, daher auch „Elevator Pitch“.  Sagen Sie nicht „Unmöglich!“

• Die Transparenz der 10%. Erzählen Sie sich Ihre Geschichte selbst – oder besser einem Partner, der das Thema nicht kennt. Setzen Sie sich ein Zeitlimit – 2 Minuten ist ein guter Startpunkt – und versuchen Sie’s. Wenn Sie es in 10% der ursprünglichen Länge geschafft haben, sind Sie beim Skelett Ihrer Idee, beim Kern des Vortrags. Ausbauen, erweitern ist dann einfach.
• Was heißt „vollständig“? Wir denken meist, dass etwas (eine Präsentation) dann vollständig ist, wenn nichts fehlt, man nichts mehr hinzufügen kann. Eine chinesische Weisheit sagt, etwas ist dann vollständig ist, wenn man nichts wegnehmen kann …

In der „Rhetorischen Kraftkammer“ üben die Teilnehmer, Ihre Gedanken in komprimierter Form  vorzutragen: mit dem Blitz-Vorschlag, der Blitz-Info, dem HPSpresso.

Es geht nicht darum, was SIE erzählen wollen, sondern darum, was DIE ZUHÖRER mitnehmen sollen!

• Zuerst die Essenz! Bevor Sie auch nur daran denken, einzelne Slides auszusuchen, zu basteln oder in Auftrag zu geben: was genau wollen Sie sagen, nachdem Sie nach 19 Ihrer 20 Minuten ankündigen „Ich fasse zusammen“?  Was jetzt folgen muss, ist die Essenz Ihres Vortrags, das, was ALLE mitnehmen müssen. Diese 3 oder 4 Sätze schreiben Sie auf – und überlegen bei jeder Information, die Sie dann für die Präsentation auswählen, ob sie die Essenz rechtfertigt.
• Das „Hypnose-Modell“: Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Zuhörer wird am Tag nach Ihrer Präsentation gefragt, was Sie denn berichtet hätten. Angenommen, Sie könnten diesen Zuhörer hypnotisieren: welche Sätze sollte er dann sagen? Genau das ist Ihre Essenz, Ihre Zusammenfassung - und die Richtschnur dafür, was in Ihre Präsentation gehört (und was nicht).

Mit dem QUICK-Strukt® lernen die Teilnehmer des HPS-Klassikers „Sicher präsentieren – wirksamer vortragen“, ein Ziel festzulegen, BEVOR sie über Informationen und Argumente nachdenken.

An sich keine Frage, aber wie geht das bei einer Präsentation? Überlegen Sie, mit welchem „Bauplan“ Ihre Informationen und Argumente ein logisch-überzeugendes Gebäude ergeben: 

• Geht es um ein Problem, für das Sie eine Lösung haben? Dann passt auch der Bauplan „Situation (=Problem) – Dringlichkeit – Vorschlag – positive Ergebnisse – nächste Schritte“.
• Wollen Sie ein Thema von mehreren Seiten darstellen? Mit dem Bauplan „Kern und Satelliten“ ordnen Sie Ihre Informations-„Satelliten“ sauber um die Kernfrage, zu der Sie immer wieder zurückkehren.
• Gibt es eine (einmalige) Gelegenheit, die JETZT genützt werden muss? Mit „Chancen nutzen!“ wird zuerst die Chance sauber gestellt, die Idee erklärt und dann gezeigt, wieso das sicher funktionieren wird.

Im Buch „Sicher präsentieren – wirksamer vortragen“ finden Sie diese und 5 weitere Baupläne und Beispiele dafür – es gehört zur Ausrüstung des gleichnamigen HPS-Seminarklassikers.

Technik (PowerPoint…) zu nützen ist o.k., sich ihr voll auszuliefern nicht. Hoppalas passieren nicht nur im TV, auch in der Präsentation müssen Sie damit rechnen!

• Durchdenken: was machen Sie, wenn das Notebook/der Projektor/ALLES ausfällt (Stromstörung)? Worauf können Sie im Notfall ausweichen: Flip-Chart/Whiteboard, auf Handouts? Oder einmal einfach nur reden? Es gab früher einmal tatsächlich Kommunikation ohne visuelle Hilfsmittel …
• Krisenmanagement, wenn ein kurzer Reparaturversuch nicht fruchtet (maximal 2 Minuten): Ein anderes Modul oder die nächste Pause vorziehen? Auf Ersatzmedien ausweichen (siehe oben), während jemand (wer?) versucht, die Technik wieder in Gang zu bringen?
• Echtes Back-up: Bei entscheidenden (Groß-) Veranstaltungen und wenn Sie tatsächlich auf Ihre Slides angewiesen sind, brauchen Sie einen Reserveprojektor und einen Helfer, der auf einem zweiten Notebook die Präsentation parallel mitklickt.

Mit Notfallprogrammen ist es wie mit dem Regenschirm: Wenn man ihn mit hat, regnet es wahrscheinlich gar nicht ...

In allen HPS-Seminaren freuen sich die Trainer, wenn etwas Unvorhergesehenes, eine Panne passiert: Das ist dann "real life" und bietet die Gelegenheit für aktuelle, praxisorientierte Tipps. Besser, es geschieht im Seminar, als in der echten Situation!

Weil alle Präsentatoren vor Ihnen schamlos überzogen haben, der Moderator das Zeitmanagement nicht im Griff hat und das – natürlich unverschiebbare – Mittagessen naht. Oder Ihr wichtigster Zuhörer muss viel früher als geplant zum nächsten Termin …

• Notfallplanung - VORHER durchdenken! Was ist das Wichtigste, das Sie unbedingt rüberbringen müssen? Sie haben z.B. 20 Folien: wenn Sie nur vier davon zeigen könnten - welche wären das?
• Weglassen - nicht durchhasten! Ein höheres Sprechtempo oder rasches Durchblättern durch Ihre Präsentation verwirrt und zeigt Unsicherheit. Es wirkt besser, wenn Sie Folien überspringen: die Nummer der gewünschten Folie eintippen, "Enter " und schon sind Sie dort!
• NICHT: Schmollen oder die Schuldfrage diskutieren! Das ändert nichts an der Situation, sondern belastet nur die Beziehung.

In solchen Situationen können Sie nur mit Humor und souveränem Krisenmanagements punkten - oder Sie nehmen ein Risiko: abbrechen und freundlich aber bestimmt um einen neuen Termin ersuchen.

Im Training "Erfolgreich präsentieren am runden Tisch" lernen die Teilnehmer, wie man die kritische Frage des verfügbaren Zeitbudgets gleich zu Beginn und auch zwischendurch klärt.

Ein Sprichwort sagt: "Überschätze nie das Wissen deiner Zuhörer und unterschätze nie ihre Intelligenz!"

Ich ergänze oft, dass das umso mehr gilt, je höher angesiedelt die Zuhörer sind … Daraus folgt:

• Gehen Sie von einem niederen Wissensstand aus, aber behandeln Sie niemand als Idioten. Ein brauchbarer Einstieg dazu z.B.: "Wie die meisten von Ihnen wissen ... " (danach folgt die kurze Information oder Erklärung)
• "Bergführerprinzip": Einfach beginnen, zügig voran, Rücksicht nehmen, Pausen machen - so bringt er auch Unerfahrene zum Gipfel
• VORHER testen: mit einer für die Gruppe repräsentativen Person, die das Thema nicht kennt.

Ein erfahrener Kommunikator wird nie sagen "Du hast mich nicht verstanden!", sondern "Ich habe mich nicht klar ausgedrückt".

Im Training „Erfolgreich präsentieren am runden Tisch“ trainieren die Teilnehmer Dialogtechniken, mit denen sie das Verständnis zwischendurch überprüfen - und dadurch rechtzeitig Missverständnisse aufklären können.

In der Physik ist diese Relation sehr wichtig. Sie misst die Klarheit eines Signals, zum Beispiel in der Raketentechnik: je weniger "Geräusch", desto besser der Empfang, desto besser funktioniert die Steuerung.

Betrachten Sie als „Signal" die Information, die für Ihre Zuhörer wertvoll ist - Tatsachen, Zahlen, Nutzen. Ein „Geräusch" dagegen macht das Signal undeutlich oder lenkt von Ihrer Botschaft ab. „Geräusche“, die Sie aus Ihrer Präsentation eliminieren sollten:

• generell: alle Details, die nicht unbedingt notwendig sind und die Zuhörer verwirren könnten
• überflüssige Elemente in Ihren Slides (Beschriftungen, Hilfslinien, 3D-Effekte, Nullen, „auflockernde Bilder“ …)
• Gesten ohne Sinn, denn diese sind "Visuelle Geräusche"

Von einer Führungskraft dürfen Mitarbeiter klare, unmissverständliche Signale erwarten, den "Geräuschbedarf" befriedigen Politiker mehr als genug.

In der „Meisterklasse -  präsentieren mit Durchschlagskraft“ erproben Sie, wie weit Sie am Weg zu mehr Klarheit und Prägnanz gehen können und gehen müssen, um wirklich "rüberzukommen".