"Kurze, präzise Antworten!" Das wünschen wir uns alle. Aber das geht nicht immer, z.B. bei komplexen Fragen. Und die auf Zeitgewinn gerichtete Floskel "danke für diese gute Frage!" wirkt meist eher peinlich.

Eine gute Antwort muss zwei Bedingungen erfüllen: Sie muss (a) dem Fragesteller zeigen, dass Sie seine Frage verstanden haben und sie muss (b) Ihre eigene Position stärken, also das für Sie Wichtige transportieren. Ob der Fragesteller zufrieden mit dem Inhalt Ihrer Antworten ist, steht auf einem anderen Blatt.

• Direkte Neuformulierung als offene Frage mit einem W-Fragewort: "Was sind die Gründe für diese .. (z.B. Preispositionierung)? Erstens .."
• Neuformulierung mit Sie-Vorspann: "Sie fragen, warum wir diese Preispositionierung gewählt haben. Es ist .."
• Antwort mit eingebautem Schlüsselwort: "Unsere Preispositionierung ist das Ergebnis von .."

Beobachten Sie genau, ob Sie beim Schlüsselwort (hier die Preispositionierung) ein Nicken "ernten". Wenn nein, Antwort stoppen - rückfragen!

Schwierige Fragen und als Fragen getarnte Angriffe sind Thema in der "Konfliktorientierten Kampfrethorik". Für Teilnehmer mit starken Nerven, die ihr Steh- und Reaktionsvermögen trainieren wollen.

ABSTURZ - BLOß NICHT!!!
Was für die Präsentation gilt, gilt für die Fragerunde noch viel mehr: Der sicherste Weg zum Absturz führt an der Vorbereitung vorbei.

Sie haben eine überzeugende Präsentation vorbereitet und wollen sich doch die Chance auf ein klares "Nein!" offen halten? Fragen und Einwände bieten Ihnen dazu reiche Möglichkeiten:

• Desinteresse signalisieren: Schauen Sie während der Frage weg, am besten auf die Uhr oder in Ihre Unterlagen.
• Dialoge pflegen: Geben Sie die Antwort nur dem Fragesteller, ignorieren Sie alle anderen Personen im Raum und bleiben Sie auch am Schluss noch mit ihm im Blickkontakt, das ermuntert zum Weiterfragen.
• Oberlehrer: "Wie ich schon gesagt habe…" oder "da haben Sie mich falsch verstanden!"
• Recht behalten: "Ich werde Ihnen beweisen .."
• Herablassung: Augen verdrehen, seufzen, ..
• Langatmigkeit - wenn Kürze möglich wäre

Das sicherste Absturzrezept bietet diese Kombination: Sachlich ahnungslos und emotional überheblich.

Richtig intensiv trainieren Sie Ihre Reaktion im persönlichen Coaching - mit mir oder einem meiner HPS Kollegen. In zwei Stunden schaffen wir meist einen Probelauf und eine intensive Kreuzfeuer-Sitzung.

GEWINNEN können Sie nur mit einer befriedigenden Antwort, VERLIEREN können sie viel früher - bevor Sie noch mit Ihrer Antwort beginnen!

In der kritischen Situation eines Einwandes oder einer schwierigen Frage ist die Beziehungsebene entscheidend. Bedenken Sie, dass oft auch Ihr Gegenspieler unter Stress steht! Er muss spüren, dass Sie aufmerksam zuhören, seinen Beitrag ernst nehmen. Wie machen Sie das?

• Volle Zuwendung: einen Schritt in Richtung Fragesteller (wenn möglich); auf beiden Beinen voll zugewendet stehen - nicht nur den Kopf drehen!
• Fester Blickkontakt. Stellen Sie sich vor, Sie senden einen Laserstrahl in die Augen des Fragestellers.
• Nicken zeigt Verständnis. Keine Sorge, damit haben Sie einem Einwand noch keinesfalls zugestimmt!
• Interessiert "grunzen": Ein leises "mhm" signalisiert Aufmerksamkeit. Unterdrücken Sie Signale der Ungeduld - besonders unsere Finger sind da gefährdet, daher notfalls fest aneinander pressen.

Denken Sie NICHT daran, was Sie sagen werden, konzentrieren Sie sich auf eines: Was interessiert den Fragesteller wirklich?

Die sicht- und spürbaren Signale der vollen Zuwendung sind der letzte Teil des HPS-Klassikers "Sicher präsentieren, wirksamer vortragen".

ABSTURZ - BLOß NICHT!!!
Präsentationen an die Firmenspitze sind seltene Chancen, sich richtig in Szene zu setzen. Und sein Image dauerhaft zu beschädigen.

Gehen Sie davon aus, dass Ihre hochkarätige Zielgruppe sich voll auf Ihr Thema eingestellt hat und Ihnen gerne unbegrenzt Zeit einräumt.

• Berichten Sie ausgiebig von den Vorarbeiten, wer was wann überlegt, verworfen, gedacht hat.
• Zeigen Sie Ihr Detailwissen und Ihre Präzision: Bringen Sie Einzelheiten und Zahlen bis hinters Komma.
• Bauen Sie Krimi-Spannung auf - beantworten Sie die stumme Frage "Worum geht es eigentlich?" möglichst spät.
• Demonstrieren Sie Sparsamkeit: Mit kleiner Schrift können Sie die Anzahl der Slides locker halbieren.
• Überziehen Sie Ihr Zeitbudget - das beweist, wie gründlich Sie arbeiten. Wenn jemand eine Kürzung fordert, reagieren Sie gekränkt.

Ihr Chef wird sicher bald begreifen, dass Sie für dieses Unternehmen zu gut sind - und die Konsequenzen daraus ziehen.

Alle diese Absturz-Tipps sind eine Folge mangelnder Zielgruppenorientierung. Die Frage "was interessiert und bewegt meine Zuhörer - und wie kann ich das ansprechen?" zieht sich als Grundthema durch alle HPS Trainings.

Bosse brauchen Leute, auf die sie sich verlassen können und suchen nach Signalen, die darauf hinweisen. Deshalb ist das WIE der Präsentation entscheidend.

Sie müssen Ihre "Oberen" (genauso wie jeden Kunden!) von zwei Dingen überzeugen: 1. dass die Idee richtig ist und 2. dass Sie der oder die Richtige sind. Daher:

• Akzeptiert wird nur, was voll verstanden ist. Das Prinzip: "Make the customer feel smart!" - halten Sie Grundidee und Erklärungen ganz einfach, fassen Sie zwischendurch zusammen und antworten Sie kurz und klar.
• Erleichtern Sie Vertrauen: bringen Sie Zahlen und Quellen -die Kennzahlen Ihres Bereiches sollten Sie übrigens auswendig wissen! Trennen Sie Fakten von Ihrer Meinung.
• Verwenden Sie die bestimmte Sprachform - als ob Ihr Vorschlag bereits angenommen wäre. Also statt "Wir könnten dann sagen ..." besser "Dann sagen wir .."
• Zeigen Sie Begeisterung, Zuversicht und Entschlossenheit. Stimmen Sie sich richtig ein (das gehört auch dazu!) und sprechen Sie laut, deutlich und mit Nachdruck.

Präsentationen nach oben sind meist kurz - das mehrfache (!) Durchsprechen ist daher möglich und erfolgsentscheidend.

Die Verstärkung von Sprache, Gestik und Stimmführung ist ein wesentlicher Teil der 3-tägigen Rhetorischen Kraftkammer".

Wer glaubt, dass Chefs glaubt, dass Chefs nur nüchterne Zahlenfriedhöfe und freudlose Charts sehen wollen, irrt.

Aber auch die knallbunte effektvolle PowerPoint-Show geht ins Auge, denn Chefs hassen zeitverschwenderische Selbstdarsteller und PC-Technik-Freaks.

• Auf Ihre Slides gehören Fakten, keine Vermutungen und keine "Gummiworte" wie: "viel", "oft", "erheblich", "niedrig"
• Bringen Sie Grafiken immer - aber auch nur - wenn Sie damit etwas schneller erklären können.
• Mut zum "Bild"- nicht NUR Bullet-Charts und Tabellen. Erleichtern Sie das Einsehen mit Landkarten, Plänen, Diagrammen - und Fotos , aber Zurückhaltung bei Cliparts

Der Grundsatz "Klarheit vor Schönheit und Show" gilt ganz besonders für Präsentationen nach oben, außer es sitzen dort Personen, die gar nicht hierher gehören.

Gute visuelle Hilfsmittel verlangen mehr als die Beherrschung von PowerPoint. Nach dem eintägigen Workshop "Slides that win" verwandeln Teilnehmer mittelmäßige Folien in eindrucksvolle Hilfsmittel, eben "Slides that win".

Bosse haben wenig Zeit, überladene Terminkalender, sind ungeduldige, undisziplinierte und schlechte Zuhörer.

Ändern können Sie das nicht, aber schon bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation berücksichtigen:

• Mit einer einfachen, logischen Grundstory, die gut merkbar und leicht weiter erzählbar sein muss. Damit der Chef woanders damit glänzen kann
• Mit einem modularen Aufbau beweisen Sie Flexibilität, wenn Sie kürzen oder einen Teil vorziehen müssen
• Mit der Einbindung Ihres Themas in übergeordnete Zusammenhänge wie z.B. die Firmenstrategie, eine aktuelle Entwicklung am Markt oder anderen Problemen, die Ihren Chef bewegen.
• Mit einem "Purpose-Statement" zu Beginn: "Der Zweck dieses Meetings ist zu entscheiden" (nicht: "ICH will Ihnen zeigen ..")

Reduzieren Sie gnadenlos in Richtung 5-Minuten-Präsentation - alles andere bereiten Sie als Antworten für die Fragerunde vor. Das 5-Minuten-Prinzip und die dazu passenenden Strukturen für geschäftliche Präsentationen erlernen unsere Teilnehmer im HPS-Klassiker "Sicher präsentieren - wirksamer vortragen"

"Checken" meint hier "überprüfen", "kontrollieren", "abhaken". Darf man das bei Kunden überhaupt? Ich denke: man MUSS

Checking-Fragen sind "geschlossene" Fragesätze, weil als Antwort meist ein Ja (oder Nein) erwartet wird. Sie beginnen mit einem Zeitwort: Habe ich ..? Trifft das ..? Beinhaltet das ..? Ist das ..?

• Navigations-Check: Steuert den Prozess, fasst zusammen, holt Zustimmung ein. "Ist dieser Ablauf O.K. für Sie?", "Kann ich zum nächsten Punkt weitergehen?"
• Interessen-Check: Überprüft, ob Ihre Präsentation für die Zielgruppe wirklich interessant ist. "Trifft das Ihre Erwartungen?", "Ist das wichtig für Sie?"
• Verständnis-Check: Damit kontrollieren Sie, ob Sie selbst richtig verstanden wurden, aber auch, ob Sie Ihre Partner richtig verstanden haben. "Beantwortet das Ihre Frage?", "Habe ich das korrekt dargestellt?"
• Akzeptanz-Check: Prüft das Einverständnis der Partner mit Ihren Aussagen und Vorschlägen. Ein Voraussetzung für das endgültige JA! "Stimmen wir überein, das wichtigste in dieser Situation ist doch ..?", "Würde das bei Ihnen funktionieren?"

Checking ist rational, "kopfig" - Sie wirken damit auch professionell und zielorientiert.

Im Training geht es nicht darum, diese Typen auseinander zu halten. Sondern zu lernen, wie gut man die andern führen kann - und rechtzeitig korrigieren, wenn unerwartet ein "nein!" kommt.

Jeder Gesprächspartner, Kunde, Zuhörer .. möchte sich persönlich angesprochen fühlen. Tun Sie genau das!

Wissen Sie, wer Ihnen da gegenüber sitzt? Was diese Menschen interessiert und bewegt? Das ist die Voraussetzung für Relating -und genau deshalb ist es weit mehr als bloße Technik - es verlangt Zielgruppenorientierung pur! Relating ("in Beziehung bringen", näher rücken) erfolgt über

• Persönliche Ansprache: Namen (Herr Maier, Frau Huber) oder Funktionsbezeichnung (Sie als Führungskraft, Controller, Einkaufsleiter ..)
• Zitat: "Vorhin meinte Frau Huber:".. ."
• Körpersignale nennen: "Herr Berger hat gerade genickt"
• Verständnis zeigen: "Ich verstehe Ihre Forderung

Für die Zitat-Variante brauchen Sie Material. Für die Verkaufspräsentation holen Sie sich das während der "inoffi ziellen Eröffnung", für eine Präsentation aus Gesprächen mit früher eingetroffenen Teilnehmern.

Relating ist nicht nur Bestandteil des Seminars "Selling to Groups", auch in den Präsentations- und Rhetoriktrainings stimulieren wir die Teilnehmer, ihre Zuhörer durch persönliche Ansprache einzubinden.

Wie wird aus dem "stummen Dialog" einer rhetorischen Frage ein echtes Gespräch? Klar - Sie müssen Ihren Partner "öffnen", ihn zu einer Reaktion einladen.

Opening ist an sich ganz einfach: Fragesätze mit den W-Fragewörtern wer, wo was, wie, warum, welche ..? Das Wichtigste ist aber die Einstellung: Wollen Sie Ihren Kunden, Partner zufrieden stellen, seine Gedanken ernst nehmen, ihn dort abholen, wo er steht? Oder einfach Ihre Geschichte abspulen?

• Bedürfnis-Opener: was erwarten die Partner? Was wollen sie wirklich? "Auf welche Bereiche sollen wir uns konzentrieren?" "Was ist für Sie noch wichtig?"
• Info- / Fact-Openers: welche zusätzlichen Informationen gibt es, die für mein Verständnis wichtig sind? "Bis wann müsste das erledigt sein?", "Wer muss in das Projekt eingebunden werden?"
• Meinungs-Opener: geben den Partnern Gelegenheit, ihre Standpunkte und auch ihre Gefühle klar und deutlich auszudrücken. "Welcher Weg ist für Sie interessanter - und aus welchen Gründen?", "Wie denken Sie darüber?"

Vorsicht: ein erfolgreiches Opening kann Sie mit Überraschungen konfrontieren - aber immer noch besser, als an der Zielgruppe vorbeiargumentieren!

Im Seminar "Selling to Groups" müssen die Teilnehmer nicht nur solche Opening-Fragen stellen - sie trainieren auch Ihre Reaktion auf die Antwort. Die dafür notwendige Zeit gewinnen wir aus einem speziellen Trainingsplan.